April 04, 2019

Betreff: Totgesagte leben länger, liebe E-Mail

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Liebe E-Mail, die Abgesänge auf dich sind vielstimmig; von „Zero Inbox“ reden sie, man sehnt dein Ende herbei. Aber du bist nicht tot zu kriegen — zum Glück! Ein bisschen Wertschätzung gefällig? Siehe Anhang unten. Viele Grüße. Tobias.

Anhang: „Die E-Mail ist tot, lang lebe die E-Mail!“

Wer heute über Kommunikationskanäle spricht, übersieht oft die E-Mail. Zufall oder Absicht? Wie auch immer: Die Zahl der versendeten E-Mails steigt von Jahr zu Jahr. Allein 2018 wurden in Deutschland 848 Millionen E-Mails versendet – Spam exklusive!

Natürlich nervt es, wenn in einer „Re: Re: Aw: Re: Re: Re:“-Kaskade der x-te Beitrag nur ein kurzes Ja, Nein oder Dankeundvielegrüße ist, auf das man zu allem Übel auch noch unnötig lange warten musste. Deshalb nutzen Menschen für private Kommunikation immer öfter Messenger und auch der kurze Dienstweg läuft heute nicht selten über Slack. Die E-Mail als elektronischer Briefersatz ist tot.

Aber lang lebe die E-Mail, denn wir brauchen sie mehr denn je, um uns zu informieren (Newsletter*) oder um Absprachen zu treffen und Verträge zu schließen. Mancher würde noch hinzufügen, dass wir die E-Mail auch brauchen, um in Vorfreude zu verfallen (Bestellbestätigungen, Paketankündigungen) und um in sozialen Netzen aktiv zu werden (Notifications).

Wir bekommen also viele, bzw. immer mehr E-Mails, während wir gleichzeitig selbst weniger schreiben. In der beruflichen Kommunikation gehört die E-Mail nach wie vor zum Medien-Mix, aber ihr Standing ist nicht das beste.

Long story short: Die E-Mails, die wir schreiben, müssen richtig gut sein.

Sie dürfen nicht nerven. Weder aufgrund der Tatsache, dass sie E-Mails sind (bitte checken, ob der Empfänger nicht doch lieber angerufen oder über WhatsApp/Twitter/Facebook/Younameit kontaktiert werden will!), noch weil sie unnötige/schlecht geschriebene E-Mails sind.

Bei der PR-Arbeit sind Prägnanz, Relevanz und Stil wichtige Mittel, um Botschaften zu transportieren. Das Medium E-Mail hilft mir persönlich, Gedanken zu komprimieren und sie so auszuformulieren, dass der Gegenüber nicht drei Seiten, sondern nur drei (Ab-)Sätze lesen muss. Daraus ergibt sich dann ein Gespräch, das idealerweise zunächst auf ein Telefonat verlegt wird, um dann wieder in E-Mails (oder auf einem alternativen Kanal) nicht zu sehr herumzumäandern, was benötige Informationen anbelangt.

Frei nach Friedrich Dürrenmatt sage ich deshalb: Leserlichkeit ist die Höflichkeit der E-Mail. Leserlich ist eine E-Mail dann, wenn sie im Sinne von Prägnanz, Relevanz und Stil überzeugt.

Eine E-Mail sollte niemals zum Selbstzweck geschrieben werden und immer mit einem Call-to-Action verbunden sein. Anrede, Intro, maximal drei Sätze** inklusive Call-to-Action, Dankeimvoraus (!) und Grußformel. Für erklärende Prosa gibt es darunter noch Platz oder den Anhang. Wer in E-Mails auf Nebelkerzen links und rechts, durch die das Wesentliche verloren geht, verzichtet, macht dem Leser Freude; denn so spart dieser wertvolle Zeit und bekommt die Informationen, die er braucht. Und wird der E-Mail als Medium nicht überdrüssig.


*Wir bei hypr bieten seit kurzem eine Alternative zum E-Mail-Newsletter an: einen WhatsApp-Newsletter. Mehr darüber erfahrt ihr hier:
https://www.hypr.agency/whatsapp-newsletter-fuer-digitale-kommunikatoren/

**Beim Pitchen sind der Betreff und der erste Satz einer E-Mail entscheidend. Da kann man gern mal einen Elefanten in den Raum stellen und den Gegenüber im Folgenden spüren lassen, dass man die E-Mail wirklich mit Intention an ihn schreibt. Referenzen zu seiner Arbeits- und Lebenswelt schaffen eine „Wohlfühl-Atmosphäre“.